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Gerenciamento de Aquisições em Projetos de TI

Uma das dez áreas do Gerenciamento de Projetos, segundo o Guia PMBOK, é o Gerenciamento de Aquisições, que descreve o processo de aquisições fora da empresa, seja relacionado a serviços ou produtos. Quando o cliente possui uma necessidade de melhoria ou alteração na estrutura de TI, podendo ser a atualização do parque tecnológico, implementação de um novo ERP, criação de uma estrutura de backup ou alta disponibilidade, por exemplo, é iniciado pelo próprio cliente um projeto no qual serão definidas as premissas, cronograma, fornecedores, custo, entre outros fatores. Neste ponto normalmente o cliente entra em contato com os fornecedores e parceiros para em conjunto definirem a melhor estratégia do projeto, valores e melhor custo x benefício.

Na pratica é comum encontrar projetos com um hardware do fabricante X sendo que do fabricante Y estaria XX% mais barato, ou a definição e configuração de uma infraestrutura e recursos que para aquele cliente e projeto não seriam a melhor opção.

O que estou apresentando é que o cliente algumas vezes pode ser influenciado pelos fornecedores de hardware, software, ou serviços a utilizar as soluções deles, ou fechar um pacote de hardware x software x serviço que não seria o ideal ou, pior ainda, este projeto não irá atender as reais necessidades e objetivos do cliente.

O primeiro passo que pode ser realizado quando o cliente possui uma nova demanda, é alinhar com a alta direção da empresa qual a expectativa, o objetivo final do projeto, bem como o orçamento que será disponibilizado para este projeto e, em cima destas informações, procurar parceiros de negócio, serviços, consultorias para em conjunto definir a configuração de hardware apropriado, a estrutura necessária, as configurações essenciais do software, os serviços a serem implementados, entre outras situações, para posteriormente procurar os fornecedores que atendam a essas premissas e objetivos.

Tenho visto, nas empresas que realizam este trabalho de pré-projeto, que o índice de sucesso e satisfação da alta diretoria e clientes internos é elevado em comparação a projetos definidos, criados e implementados por uma única relação cliente-fornecedor.

Como exemplo, em um projeto de alta disponibilidade, no qual exige um conhecimento e especialidade para definição do escopo, premissas, etapas de configurações, é recomendável o cliente procurar parceiros ou consultorias com profissionais que atuam nesta área e possam realizar, com suas experiências de mercado e de outros projetos semelhantes, as melhores definições, etapas, configurações para o projeto.

Para finalizar o artigo, é importante que o cliente, na hora de escolher o provedor de serviço, o fabricante de hardware ou a empresa que irá implementar o ERP, por exemplo, peça referencias de clientes para estas empresas, no qual já foi realizado um projeto igual ou semelhante. Desta forma o cliente irá ter contato e informações de como foi o projeto, pontos de atenção, falhas, entre outras informações que possam ajudar a definir o melhor parceiro e fornecedor para o projeto.

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Fundador da PDCA TI - Consultoria & Treinamentos. Atuação nos clientes de diversos segmentos e porte, visando a análise e evolução do nível de maturidade dos processos das áreas de Tecnologia da Informação (Governança de TI, Gestão de TI e Infraestrutura) e Segurança da Informação. Palestrante em diversos fóruns, empresas e universidades. Professor dos cursos online e presenciais promovidos pela PDCA TI. Maiores informações, acesse o site www.pdcati.com.br. Graduado em Sistemas de Informação; Pós-graduado em Governança de TI; MBA em Gestão da Segurança da Informação. Certificações: ITIL v3; COBIT; ISO 20000; ISO 27002; Amazon Contato: [email protected]

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